Bagi Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan perusahaan distribusi alat kesehatan, pengelolaan persediaan bukan hanya tentang mengetahui jumlah stok yang tersedia. Setiap produk memiliki informasi penting yang harus dapat ditelusuri, mulai dari lot number, batch, hingga tanggal kedaluwarsa (expired date/ED).
Masalahnya, masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem lama yang belum mampu melakukan tracking tanggal expired secara otomatis dan terintegrasi. Akibatnya, proses pencatatan dan pemantauan dilakukan secara manual. Ketika volume transaksi dan jumlah produk semakin besar, cara ini bukan hanya memperlambat pekerjaan, tetapi juga dapat menimbulkan risiko kerugian yang signifikan.
Sistem Lama Tidak Cukup Hanya Mencatat Stok
Memiliki data stok bukan berarti perusahaan sudah memiliki kontrol inventaris yang baik. Dalam bisnis farmasi dan distribusi alat kesehatan, satu produk dapat memiliki beberapa batch atau lot number dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda. Jika sistem hanya mencatat jumlah stok secara umum tanpa kemampuan tracking yang detail, perusahaan akan kesulitan mengetahui:
- Batch mana yang harus diprioritaskan untuk didistribusikan.
- Produk mana yang mendekati tanggal kedaluwarsa.
- Di lokasi atau gudang mana produk dengan batch tertentu tersimpan.
- Riwayat pergerakan setiap lot atau batch.
- Produk mana yang berisiko menjadi dead stock atau kedaluwarsa.
Kondisi ini dapat menyebabkan kesalahan dalam proses pengeluaran barang. Produk dengan tanggal kedaluwarsa lebih dekat seharusnya dapat diprioritaskan untuk didistribusikan melalui metode seperti FEFO (First Expired, First Out). Namun, tanpa sistem yang mampu memberikan visibilitas secara otomatis, keputusan tersebut sering kali masih bergantung pada pengecekan manual.
Ketika Pencatatan Lot Number Memakan Waktu Berminggu-Minggu
Risiko terbesar dari pencatatan manual biasanya baru benar-benar terasa ketika perusahaan menghadapi proses audit. Bayangkan saat audit BPOM atau proses evaluasi kepatuhan terhadap standar CDOB, perusahaan harus menelusuri data lot number dan riwayat pergerakan produk. Jika informasi tersebut tersebar di berbagai spreadsheet, dokumen, atau pencatatan manual, proses pengumpulan dan pencocokan data dapat memakan waktu hingga dua minggu.
Tim harus mencari data satu per satu, mencocokkan lot number dengan transaksi, memeriksa pergerakan stok, hingga memastikan informasi yang diberikan sudah sesuai.
Selain menghabiskan waktu, proses seperti ini juga meningkatkan risiko:
- Data tidak konsisten antar dokumen.
- Lot number salah dicatat atau sulit ditemukan.
- Riwayat batch tidak dapat ditelusuri dengan cepat.
- Dokumen pendukung terlambat disiapkan.
- Human error terjadi saat proses pencocokan data.
Dalam industri yang memiliki regulasi ketat, kesalahan kecil dalam pencatatan dapat berkembang menjadi risiko kepatuhan yang jauh lebih besar.
Kerugian Tidak Hanya Berasal dari Produk yang Kedaluwarsa
Salah satu dampak paling nyata adalah produk yang kedaluwarsa sebelum sempat terdistribusi. Tanpa monitoring otomatis, perusahaan mungkin baru menyadari adanya stok mendekati expired ketika produk sudah terlalu dekat dengan tanggal kedaluwarsanya. Pada tahap tersebut, pilihan untuk melakukan redistribusi atau percepatan penjualan menjadi semakin terbatas.
Namun, kerugian akibat sistem yang tidak mampu melakukan tracking batch tidak berhenti di sana. Salah batch dapat menyebabkan proses penelusuran menjadi lebih panjang ketika terjadi masalah pada produk tertentu. Perusahaan harus mencari data secara manual untuk mengetahui produk dari batch tersebut telah masuk ke mana, tersimpan di gudang mana, atau didistribusikan kepada pihak mana.
Jika proses tersebut lambat, dampaknya dapat mencakup biaya operasional tambahan, gangguan distribusi, pemborosan stok, hingga potensi risiko kepatuhan.
Dalam satu tahun, akumulasi dari obat kedaluwarsa, kesalahan batch, pekerjaan manual, dan proses penelusuran yang lambat dapat menyebabkan kerugian hingga ratusan juta rupiah. Bahkan dalam kasus tertentu, nilainya dapat mencapai sekitar Rp400 juta per tahun.
Tantangannya Bukan Sekadar Menyimpan Data, tetapi Menelusurinya
Data inventaris seharusnya tidak hanya tersimpan di dalam sistem. Data harus dapat digunakan untuk mengambil keputusan.
Ketika perusahaan membutuhkan informasi mengenai suatu batch, sistem idealnya dapat membantu menjawab pertanyaan seperti:
“Produk ini berasal dari batch mana?”
“Kapan tanggal kedaluwarsanya?”
“Berapa stok yang masih tersedia dari batch tersebut?”
“Produk dari lot number ini sudah bergerak ke mana saja?”
“Batch mana yang harus segera diprioritaskan sebelum kedaluwarsa?”
Semua pertanyaan tersebut seharusnya dapat dijawab melalui sistem yang terintegrasi, tanpa harus membuka banyak file dan melakukan pencarian secara manual.
ERP Membantu Mengubah Tracking Manual Menjadi Visibilitas Real-Time
Dengan sistem ERP yang dirancang sesuai proses bisnis distribusi farmasi dan alat kesehatan, pencatatan lot number dan tanggal expired dapat menjadi bagian dari proses operasional sehari-hari.
Setiap pergerakan produk dapat memiliki informasi yang lebih terstruktur, sehingga perusahaan memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap persediaannya.
Beberapa kemampuan yang dibutuhkan antara lain:
1. Tracking Lot dan Batch yang Terintegrasi
Setiap produk dapat dicatat berdasarkan lot atau batch tertentu. Informasi tersebut tetap terhubung dengan proses penerimaan, penyimpanan, hingga distribusi.
Hal ini membuat proses penelusuran tidak lagi bergantung pada pencarian manual di berbagai dokumen.
2. Monitoring Tanggal Kedaluwarsa
Perusahaan dapat memiliki visibilitas terhadap produk yang mendekati tanggal expired. Dengan informasi yang tersedia lebih awal, tim dapat mengambil tindakan sebelum produk menjadi kerugian.
3. Mendukung Pengeluaran Stok Berdasarkan Prioritas Expired
Sistem dapat membantu perusahaan menerapkan proses pengeluaran stok yang lebih terkontrol, termasuk memprioritaskan produk dengan tanggal kedaluwarsa yang lebih dekat.
4. Traceability yang Lebih Cepat
Ketika perusahaan perlu melakukan penelusuran terhadap lot number tertentu, data dapat diakses dari satu sistem yang terintegrasi.
Proses yang sebelumnya membutuhkan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu dapat menjadi jauh lebih efisien.
5. Data yang Lebih Siap untuk Audit
Ketika data lot number, batch, tanggal expired, dan pergerakan produk tercatat secara konsisten, proses persiapan audit tidak perlu selalu dimulai dari pencarian data manual.
Tim dapat lebih fokus melakukan verifikasi, bukan menghabiskan waktu hanya untuk mengumpulkan data.
Sistem yang Tepat Bukan Hanya Mengurangi Kesalahan, tetapi Melindungi Nilai Persediaan
Bagi PBF dan distributor alat kesehatan, persediaan memiliki nilai yang besar. Ketika produk kedaluwarsa, kerugiannya tidak hanya berupa barang yang tidak dapat lagi dijual. Ada modal yang tertahan, biaya pengadaan yang tidak kembali, biaya penyimpanan, hingga potensi biaya pemusnahan.
Karena itu, kemampuan untuk mengetahui apa yang ada di gudang, batch apa yang dimiliki, kapan produk akan expired, dan ke mana produk telah bergerak menjadi bagian penting dari pengendalian bisnis.
Transformasi dari pencatatan manual ke sistem yang terintegrasi bukan sekadar tentang digitalisasi. Tujuannya adalah menciptakan proses yang lebih dapat ditelusuri, lebih cepat dikendalikan, dan lebih siap menghadapi kebutuhan operasional maupun kepatuhan.
Jangan Menunggu Produk Kedaluwarsa untuk Mengetahui Ada Masalah
Jika sistem saat ini masih membuat tim harus mengecek tanggal expired secara manual, mencari lot number satu per satu, atau membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk menyiapkan data audit, maka masalahnya mungkin bukan pada tim Anda.
Masalahnya ada pada sistem yang belum memberikan visibilitas yang dibutuhkan bisnis.
Kerugian hingga Rp400 juta per tahun akibat produk kedaluwarsa dan kesalahan batch bukan hanya masalah inventaris. Ini adalah masalah kontrol, traceability, dan kesiapan sistem.
Dengan ERP yang dapat disesuaikan dengan proses bisnis perusahaan, pengelolaan lot number, batch, dan tanggal expired dapat menjadi lebih terstruktur dan terintegrasi.
Edaptec Solusi Indonesia, membantu perusahaan membangun solusi ERP yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional bisnis, termasuk untuk menciptakan proses inventory yang lebih terkontrol, terintegrasi, dan mudah ditelusuri.
Karena dalam industri yang memiliki regulasi ketat, mengetahui stok saja tidak cukup. Anda juga harus tahu persis stok tersebut berasal dari batch mana, kapan akan expired, dan ke mana pergerakannya.